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广东省公证员助理管理办法
专栏:行业规范
发布日期:2018-08-09
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广东省公证员助理管理办法

(2017年3月17日广东省公证协会第七届常务理事会第五次会议通过)

 

第一条  为加强对公证员助理的管理,明确公证员助理的职责范围,规范公证员助理的工作行为,根据《司法部办公厅关于严格规范公证员助理管理有关问题的通知》和《广东省司法厅关于加强公证管理工作规范化建设的意见》,结合我省实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称的“公证员助理”是指符合本办法规定的条件,经公证机构确认公证员助理身份并在公证机构从事协助公证员办理本办法第十条规定的公证事务的人员。

第三条  各公证机构应根据按需设岗、结构合理、总量控制、职责明确的原则,科学设置公证员助理岗位。

第四条  公证员助理应符合下列任职条件:

(一)遵纪守法,作风正派,品行良好;

(二)具有法律专科以上或其他专业本科以上学历;

(三)掌握必要的法律基础知识和公证业务知识,了解办证程序,能协助公证员完成公证业务中的有关事务性工作;

(四)参加所在公证机构的业务培训,并经考核合格。

第五条  公证员助理的岗位要求:

(一)遵守职业道德,勤奋敬业,有工作责任心;

(二)自觉遵守所在公证机构的规章制度,服从公证员的工作安排,完成公证员布置的任务,服从、接受公证员及相关领导的管理和监督;

(三)在公证员指导下,辅助公证员从事公证业务及相关的事务性工作;

(四)积极参加业务培训,勤奋好学,不断提高工作能力;

(五)协助公证员确保公证质量,在资料收集、核对、调查核实等环节把好关。

第六条  各公证机构应建立公证员助理岗位档案并对新任公证员助理进行岗前培训。

第七条  各公证机构可根据实际情况,确定公证员助理的具体工作岗位。

第八条  公证机构应与公证员助理依法签订劳动合同或聘任协议,明确双方的权利义务、聘任期限及违约责任。公证员不得私自聘请其他人员从事公证员助理的相关工作。

第九条  公证机构应制作《公证员助理备案登记表》,将新任公证员助理的下列信息及资料报市公证协会备案,没有设立市公证协会的报地级市司法局公证管理部门备案:

(一)公证员助理的姓名、出生时间、住址;

(二)居民身份证及学历证明复印件;

(三)个人简历;

(四)劳动合同或聘任协议复印件;

(五)公证机构的意见;

(六)其他需要备案的材料。

第十条  公证员助理可以协助公证员办理的公证事务范围包括:

(一)解答有关公证业务咨询;

(二)参与接待公证申请人,协助审核申请人的主体资格及相关证件;

(三)根据当事人提供的信息制作或指导当事人填写公证申请表,接收当事人申办公证的有关材料;

(四)审核公证当事人提交的证明材料,记录当事人陈述,制作谈话笔录、告知书等;

(五)应当事人的请求,代书、打印申请公证的文书草稿;

(六)在公证员指导下草拟公证书证词初稿;

(七)协助公证员外出核实或收集有关公证事项的证明材料;

(八)在公证员带领下,协助办理招标投标、拍卖、开奖等现场监督类公证以及保全证据、遗嘱等公证,按公证事项的有关要求制作工作记录;

(九)参与对公证事项的调解;

(十)整理公证资料,负责立卷归档工作;

(十一)其他公证事务辅助工作。

第十一条  各公证机构应依法保障公证员助理的合法权益。

第十二条  各公证机构应确保公证员助理享受国家规定的有关福利待遇,为公证员助理缴纳住房公积金,办理失业、养老、医疗、工伤、生育等社会保险。

第十三条  公证机构收到当事人对公证员助理存在违规行为或有关服务态度的投诉,应当全面、客观、公正地进行处理。

第十四条  各公证机构对公证员助理提前解聘、辞退,应依法按有关程序进行。

第十五条  公证员助理不得有下列行为:

(一)泄露在参与公证业务活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私;

(二)私自收取、侵占、挪用公证费或索取、收受当事人财物;

(三)毁损、篡改公证文书或公证档案;

(四)与当事人恶意串通损害公证机构或他人的合法权益;

(五)独立办理公证事务或违规使用公证员签名章出具公证文书;

(六)协助办理本人及近亲属或者与本人及近亲属有利害关系的公证事务;

(七)以不正当手段对外争揽公证业务;

(八)法律、法规和有关规定禁止的行为。

第十六条  公证员助理应按要求参加司法行政机关或公证协会组织的培训。各公证机构应根据实际情况定期对公证员助理进行职业道德教育和业务培训。

第十七条  为实施有效的管理,各公证机构应对公证员助理进行年度考核,并建立考核档案。

第十八条  对公证员助理的年度考核应坚持客观公正、注重实绩、奖优罚劣的原则。考核内容分为德、能、勤、绩四个方面,对公证员助理上一年度的工作实绩、服务态度、遵守纪律等情况进行综合评价。考核结果分为“优秀”、“称职”、“不称职”三个等次。

第十九条  对年度考核优秀的公证员助理,可给予奖励;考核不称职的,各公证机构可让其暂停协助办证待岗参加培训,培训考核合格后再上岗;对于连续两年考核不称职的公证员助理,可给予调离工作岗位或辞退等处理。

第二十条  公证员助理有下列情形的,公证机构应以书面形式报主管司法行政机关及公证协会注销备案:

(一)因调离、辞职、患病等原因不再从事公证员助理工作的;

(二)因违法、违规被解除聘用关系的;

(三)其他不能继续从事公证员助理工作的情形。

第二十一条  各公证机构应完善内部管理制度,切实加强对公证员助理的监督管理,并应当在公证机构公告栏上予以公示接受社会监督。

第二十二条  各公证机构发现公证员助理有违反本办法行为的,应根据其性质、情节,给予警告、暂停协助办证、调离工作岗位、提前解聘、辞退等处理。

第二十三条  公证员助理因故意或重大过失给当事人、公证事项的利害关系人造成损失的,公证机构依法赔偿后,可以向公证员助理追偿。

第二十四条  各公证机构可依据本办法结合实际情况制定实施细则。

第二十五条  本办法由广东省公证协会常务理事会负责解释,自2017年4月1日起实施。

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